Cara menyelesaikan masalah buyer yang tidak melakukan pembayaran (Unpaid Items issue)
Seller telah melakukan berbagai usaha untuk membuat listing terlihat dan di beli oleh buyer. Tetapi terkadang buyer tidak membayar tepat waktu atau bahkan tidak melakukan pembayaran sama sekali. Kondisi ini akan sangat merugikan seller.
Apa yang harus dilakukan seller?
eBay memiliki fitur Immediate Payment dimana buyer diwajibkan untuk langsung melakukan pembayaran pada saat proses pembelian berlangsung. Selama seller belum menerima pembayaran maka listing akan tetap aktif dan produk bisa saja di beli oleh orang lain. Dengan cara ini maka seller tidak perlu repot menagih pembayaran dan melakukan update quantity pada listing.
Sayangnya, immediate payment tidak berlaku untuk listing jenis auction dan listing dengan fitur Best Offer.
Berikut adalah beberapa cara untuk melakukan penagihan kepada buyer:
1. One-to-One Communication
Sebelum hal lain dilakukan, maka sebaiknya komunikasikan langsung dengan buyer untuk melakukan pembayaran. Mungkin mereka tidak menyadari bahwa mereka menang Auction atau bisa jadi tidak tahu cara membayar.
2. Send An Invoice Immediately
Fitur immediate payment tidak akan bekerja apabila listing menggunakan metode pembayaran auction dan best offer. Seller harus mengirimkan invoice secara manual sebagai reminder kepada buyer yang belum melakukan pembayaran.
Caranya dengan masuk ke eBay summary lalu pilih sold listing tab dan sales record akan muncul. Lalu, pilih opsi untuk mengirimkan invoice.
Buyer akan menerima invoice via email. Sebagian buyer akan membayar langsung, sebagian lagi akan membalas email dengan menginformasikan akan melakukan pembayaran nanti karena satu dan lain hal.
Selalu berpikir positif, buyer yang tidak melakukan pembayaran langsung bukan berarti buyer yang tidak baik.
Apa yang terjadi jika seller sudah berkomunikasi dan mengirimkan invoice tetapi buyer tetap tidak membayar?
Seller dapat membuka Unpaid Item (UPI) case di dalam menu resolution centre jika buyer tidak membayar dalam kurun waktu:
- 2 hari di US dan UK
- 4 hari di AU
eBay Kemudian akan turun tangan dan membantu melakukan penagihan kepada buyer. eBay juga akan melindungi seller dari negative feedback yang mungkin diberikan oleh buyer.
Seller harus melaporkan Unpaid item case dalam kurun waktu 32 hari setelah listing berakhir.
Setelah seller melakukan opening case, buyer memiliki waktu 4 hari untuk merespon atau melakukan pembayaran.
Jika buyer melakukan pembayaran:
Buyer diharuskan membayar melalui metode payment yang telah disetujui seperti PayPal. Seller dapat menandai kasus selesai atau closed setelah menerima pembayaran.
Jika buyer tidak membayar:
Pada hari kelima dan tidak ada pembayaran masuk, maka:
- Seller akan dikenakan Final Value Fees (FVF) yang merupakan persentase biaya eBay untuk setiap barang yang terjual.
- Di eBay US dan UK, insertion fee akan di refund untuk relisting. Silahkan cek ketentuan di ebay.com dan ebay.co.uk untuk insertion fee credit.
Sangat penting untuk menutup semua kasus unpaid item dan memberikan keterangan NO jika buyer belum membayar. Jika seller tidak menutup dalam kurun waktu 36 hari, maka akan otomatis ditutup oleh eBay.
Namun, FVF yang telah ditarik eBay tidak akan dikembalikan dan buyer tidak akan dikenakan pinalti.
Apa yang akan terjadi setelah Unpaid Item Case di buka?
Jika buyer melakukan pembayaran maka Unpaid Item Case akan ditutup. Seller akan menerima email yang menyatakan bahwa kasus telah ditutup.
Jika buyer tetap tidak melakukan pembayaran maka seller akan menerima email bahwa Final Values Fees (FVF) telah dikembalikan oleh eBay.
Setelah beberapa kasus unpaid item, buyer akan disuspend dari eBay. Oleh karena itu sangat penting bagi seller untuk membuka unpaid item case untuk menandai buyer yang seringkali tidak melakukan pembayaran.
Setelah eBay dan seller yakin bahwa pembayaran tidak diterima, maka seller dapat menawarkan produk kepada pembeli dengan penawaran tertinggi kedua (second chance offer).
Second Chance Offers pada Auctions
Second Chance Offer merupakan eBay feature yang penting untuk meningkatkan sales serta solusi untuk mengatasi kesempatan penjualan yang hilang ketika seorang buyer tidak membayar barang yang di tawarnya.
Jika buyer tidak membayar setelah seller membuka UPI case dan produk dijual dengan metode listing, maka seller dapat mengirimkan Second Chance Offers to other bidders.
Cara kerjanya adalah sebagai berikut:
Jika terdapat multiple bidders dalam auction, dan bidder pertama tidak membayar atau memutuskan untuk membatallkan bid, maka eBay memperbolehkan seller untuk menghubungi bidder kedua dan menawarkan produk tersebut.
Second chance offer juga dapat digunakan ketika seller memiliki stock lebih dari produk yang sama dan ingin ditawarkan kepada bidder selanjutnya.
Selalu Relist
Jika seller telah melakukan segala langkah untuk menagih tetapi buyer tidak kunjung melakukan pembayaran, maka jangan buang waktu lagi.
Seteleh menerima pemberitahuan bahwa buyer tidak membayar dan Final Value Fees (FVF) telah dikembalikan, maka segera Lakukan relist.
Jangan khawatir, jika suatu produk pernah terjual maka kesempatannya akan besar untuk terjual lagi. Semoga buyer selanjutnya tidak bermasalah. Good Luck!
Bagaimana jika buyer memberikan seller negative feedback?
Untuk transaksi yang berhubungan dengan unpaid item, negative feedback yang diberikan oleh buyer akan dihapus secara otomatis, Apabila:
Buyer tidak membayar atau tidak merespon terhadap unpaid item case
Buyer di suspended
Komunikasi buyer di dalam Resolution center menyepelekan proses Unpaid Item dan eBay feedback system
Dapatkah eBay membantu seller untuk secara otomatis mengatasi kasus Unpaid Payments?
Ya, untuk menghemat waktu dan tenaga, seller dapat mengaktifkan Unpaid Item Assistants yang secara otomatis memberikan akses kepada eBay untuk secara otomatis membuka dan menutup kasus atas nama seller.
Aktifkan menu Unpaid Item Assistant
Jika seller memiliki volume penjualan tinggi, maka menu unpaid Item Assistant akan muncul dan membantu.
Membuka Unpaid Item Case secara otomatis dengan jangka waktu yang telah di setting sebelumnya oleh seller.
Seller dapat melakukan setting minimal 2 hari setalah tanggal pembelian. Jika buyer tidak melakukan pembayaran dalam kurun waktu tersebut maka mereka akan secara otomatis menerima email yang menyatakan bahwa Unpaid Item Case telah dibuka.
Buyer akan diminta untuk melakukan pembayaran dalam kurun waktu 4 hari untuk menghindari strike pada akun-nya.
Fitur Unpaid Item Assistant merupakan fitur tidak berbayar dan sangat bermanfaat bagi seller untuk menghemat waktu berkomunikasi dengan buyer.
Seller dapat memggunakan Unpaid Item Assistant jika:
- Menggunakan eBay checkout, yang berarti buyer akan membayat menggunakan standard checkout flow, bukan membayar menggunakan cash delivery atau cheque.
- Pembayaran menggunakan Paypal atau credit/debit card.
Untuk mengaktifkan fitur ini, maka masuk ke My eBay > My Account > Preference > Unpaid Item Preferences
Benefits of Unpaid Items Assistant
Seller dapat mengatur preferensi untuk menerima notifikasi dan secara otomatis melakukan relisting setelah kasus ditutup tanpa pembayaran
Seller memiliki opsi untuk mengecualikan buyer dari unpaid item cases yang secara otomatis dibuat.
Feedback dari buyer yang belum membayar akan di block otoamtis oleh Unpaid Item Assistant. Mereka tidak dapat memberikan feedback apapun hingga kasus ditutup dan seller menerima pembayaran.